Bürokratie-Check: Wo steht Deutschland und was ist jetzt zu tun?

Ist Deutschland eigentlich immer noch die „Bürokratische Republik Deutschland“ (BRD)? Allein die Berichts- und Dokumentationspflichten aus Bundesgesetzen umfassen rund 100.000 Einzelvorgaben und verursachen in der deutschen Wirtschaft laut Normenkontrollrat laufende Kosten von etwa 64 Milliarden Euro pro Jahr. Darin sind Belastungen durch EU-Recht, Landes- und Kommunalvorschriften sowie Kosten aus Gesetzesänderungen und weiteren Erfüllungspflichten noch nicht einmal berücksichtigt.

Während der amtliche Bürokratiekostenindex zuletzt einen leichten Rückgang der Bürokratiekosten ausweist, berichten Unternehmen von einer zunehmenden bürokratischen Belastung. Deshalb hat das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) im Auftrag der INSM den aktuellen Stand der Bürokratie in Deutschland untersucht und Handlungsempfehlungen ausgearbeitet. Es zeigt sich, dass trotz wiederholter politischer Absichten, Bürokratie abzubauen, die Unternehmen weiterhin stark unter ihr leiden. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Hier könnten Unternehmen schnell und noch dazu kostenlos entlastet werden – in der aktuellen Krise von Wirtschaft und Staatsfinanzen eine wichtige Erkenntnis.

Kernaussagen zur Bürokratiebelastung

1. Unternehmen leiden immer mehr unter Bürokratie

Die offizielle Bürokratiemessung des Statistischen Bundesamts zeigt einen Rückgang der gemessenen Bürokratiekosten seit 2012. Zuletzt lag der Bürokratiekostenindex (BKI) bei 96 Punkten (Statistisches Bundesamt, 2026). Der Index zielt dabei allerdings nur auf das klassische Ausfüllen von Dokumenten und bundesrechtliche Vorschriften ab. Eine repräsentative Befragung des Instituts der deutschen Wirtschaft von über 1.000 Unternehmen aus Industrie und unternehmensnahen Dienstleistungen im Herbst 2025 zeichnet allerdings ein deutlich anderes Bild: Etwa acht von zehn der befragten Unternehmen gaben an, dass der Aufwand zur Erfüllung gesetzlicher Berichts- und Dokumentationspflichten innerhalb der letzten drei Jahre gestiegen ist. Der BKI erfasst durch seine Konzeption offensichtlich nicht den vollen Umfang der tatsächlichen Bürokratiebelastung.

2. MidCaps und Großunternehmen sind besonders stark von Zunahme der Bürokratie betroffen

Betrachtet man ausschließlich die Unternehmen, die in der Umfrage angaben, dass der Aufwand zur Erfüllung gesetzlicher Berichts- und Dokumentationspflichten in den letzten drei Jahren deutlich gestiegen ist, zeigen sich deutliche Unterschiede nach Unternehmensgröße. Bei Kleinunternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten liegt dieser Anteil bei knapp 54 Prozent, bei mittelständischen Unternehmen mit bis zu 250 Beschäftigten bei zwei Dritteln. Noch ausgeprägter fällt das Bild bei MidCaps und Großunternehmen aus, die mehr als 250 Beschäftigte haben, hier sprechen knapp 78 Prozent von einer starken Belastungszunahme. Die häufigere Zunahme der Bürokratiebelastung mit steigender Unternehmensgröße könnte damit zusammenhängen, dass die Wahrscheinlichkeit, von einer neuen Regelung betroffen zu sein, mit wachsenden unternehmerischen Aktivitäten steigt. Außerdem gibt es zum Teil größenbezogene Schwellenwerte, die kleine und mittlere Unternehmen von (neuen) Regulierungen ausnehmen.

3. 94 % der Unternehmen im sonstigen Verarbeitenden Gewerbe nehmen gestiegene Bürokratie wahr

Die Bürokratiebelastung trifft die Branchen unterschiedlich hart. An der Spitze steht das sonstige Verarbeitende Gewerbe: Fast 94 Prozent der Unternehmen berichten dort von gestiegener Bürokratie; darunter sogar mehr als zwei Drittel von einer starken Zunahme der Belastung. Auch Großhandel, Logistik und Verkehr (87 Prozent), das sonstige produzierende Gewerbe (86 Prozent) sowie die Metall- und Elektroindustrie (knapp 85 Prozent) gehören zu den besonders belasteten Branchen. Vergleichsweise weniger betroffen ist der IKT-Hard- und Software-Sektor. Allerdings berichten auch hier immer noch 62 Prozent der Unternehmen von gestiegenen Bürokratielasten.

4. Zusätzliche 325.000 Bürokratie-Arbeitsplätze seit Anfang 2022

Um der wachsenden Bürokratie Herr zu werden, mussten deutsche Unternehmen sogar neue Stellen schaffen: in Summe 325.000 in den letzten drei Jahren. Je nach Betriebsgröße variiert der Anteil der Betriebe, die Bürokratiearbeitsplätze schaffen mussten, aber insgesamt war es in 11 Prozent der befragten Betriebe der Fall. Da in Deutschland jedoch über drei Viertel aller Betriebsstätten Klein- und Kleinstbetriebe sind, entfallen insgesamt zwei Drittel der 325.000 zusätzlichen Bürokratie-Arbeitsplätze auf Betriebe mit bis zu bis 49 Beschäftigten. Mittelgroße Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten trugen zu 20 Prozent, Großbetriebe mit mindestens 250 Beschäftigten, die grundsätzlich oftmals und damit schon zuvor über umfangreichere Stäbe oder eigene Rechtsabteilungen verfügen, zu 13 Prozent zum Beschäftigungsaufbau bei (Diegmann/Kubis, 2025)

5. Beschäftigte verbringen immer mehr Arbeitszeit mit Bürokratie

In der IW-Beschäftigtenbefragung 2025 wurden rund 5.000 Beschäftigte gebeten, den Anteil ihrer Arbeitszeit zu schätzen, den sie üblicherweise pro Woche für Berichts- und Dokumentationspflichten aufwenden und einzuschätzen, wie sich der Erfüllungsaufwand dafür in den letzten beiden Jahren – also seit 2023 – entwickelt hat. Weniger als 8 Prozent der Beschäftigten gaben an, dass der zeitliche Aufwand für Berichts- und Dokumentationspflichten in den vergangenen zwei Jahren gesunken ist. Für jeden dritten Beschäftigten ist der zeitliche Aufwand hingegen gestiegen. Führungskräfte nehmen einen Anstieg des zeitlichen Aufwands häufiger wahr als Beschäftigte ohne Führungsverantwortung. Aufgrund ihrer Rolle im Unternehmen tragen sie die Verantwortung, auf die Einhaltung von Regelungen, etwa im Arbeits- oder Datenschutz, zu achten. Zudem tragen sie die Verantwortung für organisatorische Änderungen, die aufgrund der häufigen Rechtsänderungen erforderlich werden (Hammermann/Röhl, 2025).

6. Unternehmensgründungen sind in Deutschland besonders bürokratisch

Bürokratie für Unternehmen stellt einen wichtigen Wettbewerbsfaktor für Volkswirtschaften dar. Die Qualität der staatlichen Verwaltung und die Abwesenheit von unnötiger Bürokratie können dabei gerade für Länder mit hohem Lohnniveau wie Deutschland ein Wettbewerbsvorteil sein. Doch daran kommen zunehmend Zweifel auf. Die OECD erhebt für den internationalen Vergleich von bürokratischen Belastungen die sogenannten Indikatoren zur Produktmarktregulierung (Product Market Regulation Indicators, PMR). In 55 Volkswirtschaften werden unter anderem die administrativen Auflagen bei der Unternehmensgründung gemessen (OECD, 2026). Dieser Verwaltungsaufwand stellt insbesondere in Deutschland ein großes Hindernis dar: Deutschland belegt OECD-weit den drittletzten Platz und im EU-Vergleich sogar den letzten Platz bei der Gründungsbürokratie. Optimierte, digitale Systeme könnten einen schnelleren Markteintritt ermöglichen und die Befolgungskosten senken, während umständliche bürokratische Verfahren Innovationen und die Schaffung von Arbeitsplätzen behindern. Die Möglichkeit zur Online-Unternehmensgründung innerhalb von 24 Stunden zählt zu den Vorhaben der Bundesregierung (BMDS, 2026). Allerdings ist die Schaffung dieses Onlineangebots bereits im Online-Zugangsgesetz von 2017 enthalten, aber bislang nur in einem einzelnen Pilotprojekt für Handwerksbetriebe in Bremen umgesetzt worden (Büchel et al., 2026).